La facturation électronique, véritable levier de modernisation pour les entreprises, s’apprête à transformer le secteur de la restauration. Initialement prévue pour juillet 2024, sa mise en place a été reportée. Désormais, elle se déploiera progressivement entre 2026 et 2027, en fonction de la taille des entreprises. Ce guide complet vous explique les étapes pour vous préparer à cette transition numérique cruciale.
Pourquoi la Facturation Électronique est-elle Essentielle pour la Restauration ?
La facturation électronique a pour but de faciliter la gestion des transactions financières tout en renforçant la transparence et la lutte contre la fraude. Le passage au numérique permettra d’alléger les charges administratives, d’accélérer les processus de paiement, et de mieux suivre les déclarations fiscales. En effet, avec ce nouveau système, les déclarations de TVA seront pré-remplies à partir des données de facturation. Les bénéfices pour les restaurateurs sont nombreux, notamment une réduction significative des erreurs liées aux factures manuelles et une meilleure traçabilité des transactions avec les fournisseurs.
De plus, selon les estimations, les petites et moyennes entreprises pourraient économiser jusqu’à 4,5 milliards d’euros chaque année grâce à la dématérialisation des factures. Cette réforme est donc un élément clé pour améliorer la compétitivité des entreprises, y compris celles du secteur de la restauration rapide, souvent confrontées à des marges serrées.
Nouveaux Délais et Obligations Légales
Le calendrier de déploiement a été modifié en raison des besoins de préparation supplémentaires exprimés par les entreprises. Les nouvelles dates sont les suivantes :
- 1er septembre 2026 : Obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
- 1er septembre 2027 : Extension aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.
Pour les restaurateurs, cela signifie qu’il est encore temps de se préparer, mais il est crucial de ne pas attendre la dernière minute. La transition vers la facturation électronique nécessite une évaluation approfondie des processus existants et des outils à adopter pour assurer une mise en conformité efficace.
Comment Préparer Votre Restaurant à la Facturation Électronique ?
- Évaluer vos Processus Actuels
La première étape est de réaliser un état des lieux de votre système actuel de gestion des factures. De nombreux restaurateurs utilisent encore des méthodes manuelles, comme les factures papier ou les feuilles Excel, qui ne seront plus conformes aux nouvelles exigences. Vous devez identifier les outils que vous utilisez actuellement pour la comptabilité, la gestion des commandes, et les paiements fournisseurs. - Choisir une Solution de Facturation Électronique Adaptée
Une fois votre évaluation effectuée, il est temps de choisir une solution de facturation électronique. Plusieurs options s’offrent à vous :- Utiliser Chorus Pro, le portail public de facturation, qui est gratuit et déjà utilisé pour les transactions avec le secteur public.
- Opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire. Ces plateformes offrent souvent des services plus avancés, comme l’intégration avec vos logiciels de gestion de stock ou de caisse (POS). Si vous gérez de nombreux fournisseurs ou des flux de commandes importants, une plateforme partenaire pourrait être plus appropriée.
- Former votre Personnel et Communiquer avec les Fournisseurs
Le passage à la facturation électronique nécessite également une préparation humaine. Vous devrez former vos employés, notamment ceux en charge des achats et de la comptabilité, à l’utilisation des nouveaux outils. De plus, il sera essentiel de communiquer avec vos fournisseurs pour vous assurer qu’ils sont également prêts à émettre et à recevoir des factures électroniques. - Automatiser le Cycle d’Achat
Si vous souhaitez simplifier davantage votre gestion, de nombreuses solutions de facturation électronique proposent l’automatisation des paiements. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez régulièrement avec les mêmes fournisseurs. Grâce à des règles prédéfinies, vous pouvez automatiser l’envoi des paiements, réduisant ainsi le temps passé à gérer les transactions et minimisant le risque d’erreurs.
Les Avantages de la Facturation Électronique pour la Restauration Rapide
En dehors des obligations légales, passer à la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les restaurateurs :
- Gain de Temps et Réduction des Erreurs : La dématérialisation permet d’automatiser une grande partie du processus de gestion des factures, évitant les erreurs humaines et les pertes de documents.
- Meilleure Visibilité sur les Flux de Trésorerie : Les restaurateurs auront une vue plus claire et en temps réel de leurs factures, de leurs paiements, et de leurs obligations fiscales. Cela peut grandement faciliter la gestion du budget et des marges bénéficiaires.
- Réduction des Coûts : Bien que la mise en place initiale d’un système de facturation électronique puisse représenter un investissement, les économies réalisées sur les frais de gestion, de traitement papier et d’archivage seront rapidement amorties.
Conclusion : N’attendez pas pour Agir
La facturation électronique représente une opportunité pour les restaurateurs de moderniser leurs pratiques tout en se conformant aux nouvelles exigences légales. Pour garantir une transition en douceur avant les échéances de 2026 et 2027, il est impératif d’agir dès maintenant. Orcun Group vous accompagne dans cette transition numérique en vous fournissant des produits et services adaptés aux besoins spécifiques de la restauration rapide.
